Fluidifier des processus : pourquoi faut-il le faire ?

Certes, la formalisation de processus de travail uniformes avec les rôles et les responsabilités associés n’est pas exactement un travail à attendre avec impatience. C’est comme nettoyer le grenier, qui au fil des ans a été rempli de cartons. Mais ceux qui se mettent à cette tâche bénéficieront d’une vue d’ensemble, de la structure, de la clarté et d’une façon beaucoup plus efficace de travailler. Pourquoi ne pas retrousser vos manches ?

Votre organisation a-t-elle formalisé les processus de maintenance ? La description des postes dans la maintenance est-elle exactement la même partout ? Et les meilleures pratiques sont-elles facilement partagées entre les filiales et les sites ? « Il y a de fortes chances que vous devrez admettre qu’il y a certainement quelque chose qui pourrait être amélioré - c’est ce qu’on entend souvent », dit Peter Decaigny de Mainnovation. « Mais ceux qui peuvent répondre aux questions ci-dessus par « oui » ont une bonne base pour fluidifier l’organisation et / ou d’implémenter un outil informatique dans le bon sens. Ensuite, c’est le fondement nécessaire pour de nouvelles améliorations de l’efficacité et de l’efficience. »

L’encombrement dans le grenier

De nombreuses organisations de maintenance et de gestion des actifs ont connu une croissance organique. Il n'y a rien de mal à cela. Pour les personnes qui ont participé à cette croissance, tous les changements sont logiques. Certains choix étaient un compromis sous la pression des parties prenantes de l'époque. Parfois, les organisations ont été construites autour de personnes plutôt que de rôles avec des responsabilités clairs. Certains outils informatiques sont configurés pour imiter la fonctionnalité des anciens outils informatiques. Dans certaines grands groupes, les différents départements ou équipes de maintenance travaillent de manière totalement différente.

C'est comme « l’encombrement dans le grenier ». Au début, il y avait un système, une certaine structure de rangement, mais d'autres choses ont été ajoutées et il faut finalement déplacer d'autres boîtes avant d'atteindre la bonne. Cela peut être fait plus efficacement. Cela commence par le rangement et l'élaboration d'un plan pour éviter cet encombrement.

Fluidifier les processus de travail

Avec une cartographie de processus, vous pouvez décrire la situation future (souhaitée). Ce document est une description détaillée de tous les processus qui sont importants au sein de l'organisation de la maintenance et de la gestion des actifs.

Il y a deux façons de rédiger des processus de travail uniformes : vous pouvez soit partir de zéro et écrire toutes les étapes, soit utiliser une cartographie de processus existante. « Les deux voies ont leurs avantages et leurs inconvénients », explique Decaigny. « Avec un départ d’une feuille blanche, tout le monde peut avoir son mot à dire, ce qui crée un engagement. Cependant, ce trajet prend beaucoup de temps ». En utilisant une cartographie de processus existante, il y a déjà une base solide qui permet de gagner du temps. « par contre, la base doit être bonne ; réaménager le grenier lorsque le plancher est pourri n'est pas une bonne idée »

Basé sur les meilleures pratiques

C'est pourquoi Mainnovation utilise la cartographie de processus VDM^XL. Ce diagramme de processus est basé sur les meilleures pratiques éprouvées des organisations de maintenance en tête de différents secteurs. Ces pratiques sont élaborées dans plus de 60 processus de travail qui, ensemble, forment la cartographie des processus VDMXL. Au sein des entreprises qui veulent améliorer leur processus de travail, ce modèle est ensuite évalué de manière critique dans des ateliers de travail. Qu'est-ce qui manque et qu'est-ce qui fonctionnerait ou ne fonctionnerait pas pour cette organisation ? « C’est ce qui marche », dit Decaigny. « Les descriptions de processus sont souvent très génériques, et en les affinant, on obtient une cartographie de processus très spécifique au client. C’est du sur mesure. »

« Nous rencontrons des entreprises qui indiquent qu'elles ont déjà des processus de maintenance écrits » dit Decaigny. « Mais elles sont basées sur ce que prévoit le manuel ISO 9 001. Toutefois, ces descriptions de processus sont de peu d'utilité lorsqu'il s'agit de reconfigurer une organisation. Elles sont d'un niveau trop élevé et ne fournissent pas suffisamment d'indications sur les détails des activités. »

L'étape suivante consiste ainsi à utiliser les processus - qui décrivent ce qui doit être fait (le quoi) - pour attribuer des rôles et des responsabilités associées avec des indicateurs clés de performance (KPI). Le résultat pratique final est l'instruction de travail. Elle décrit, pour chaque étape du processus, les actions à réaliser en mettant l'accent sur la manière dont les choses doivent se passer (le comment).

Mettre la main à la pâte ?

Cela peut sembler être une énorme quantité de travail. S'asseoir derrière l'ordinateur pendant des jours et des jours pour écrire, évaluer et écrire encore. Des discussions difficiles sur la bonne approche à adopter, car personne ne veut changer sa façon de travailler. Vous pouvez en effet vous faire peur et ne jamais commencer, mais le désordre dans le grenier s'accumulera...

Pourtant, il y a plusieurs raisons de mettre la main à la pâte. Pour la certification ISO, une cartographie de processus uniforme est un point de départ parfait. « Les processus VDM^XL s'intègrent parfaitement à la norme ISO 55000. » Lorsqu'une entreprise multisite décide d’implémenter une GMAO pour toutes les sites -ce qui arrive assez régulièrement- la cartographie de processus peut être utilisée comme un modèle neutre pour ce logiciel commun. « Bien sûr, des différences peuvent encore exister dans la façon dont l'organisation est mise en place. Lorsque les responsabilités sont attribuées à un rôle plutôt qu'à une fonction spécifique, des pratiques de travail harmonisées peuvent toujours être utilisées. Après tout, vous voulez que la mise en œuvre se fasse de la manière la plus efficace et de plus efficiente, comme vous l’avez identifié lors des ateliers de travail. Il est évident que cette façon de travailler génère de la valeur », explique M. Decaigny. Une pratique de travail harmonisée présente également des avantages lors de la formation des employés ou de l'introduction de nouveaux employés. « En bref, l’effort vaut le coût. Cela demande du temps et des efforts, mais mettre la main à la pâte maintenant, ouvrira la voie aux améliorations et de la croissance pour l'avenir. »

Êtes-vous intéressé par la cartographie de processus VDM^XL ? Les consultants de Mainnovation seront heureux de vous aider à structurer et à mettre en œuvre l'harmonisation des processus, de l'organisation, des outils informatiques et des indicateurs clés de performance. Consultez le site web pour plus d'informations ou envoyez un courriel à info@mainnovation.com.